Eigenen Hausmeister anstellen oder Service beauftragen? Der Kostenvergleich

Der teuerste Satz in der Immobilienverwaltung lautet: “Wir stellen einfach jemanden ein”

Ob Sie einen eigenen Hausmeister anstellen oder einen Hausmeisterservice beauftragen sollten, ist keine Frage des Bauchgefuehls, sondern eine Rechnung mit vielen versteckten Posten. Auf dem Papier wirkt die Festanstellung oft guenstiger: ein Stundenlohn, fertig. In der Realitaet zahlen Vermieter, WEG-Verwalter und Hausverwaltungen fuer einen angestellten Hausmeister deutlich mehr, als die Lohnabrechnung zeigt.

Denn zum Bruttolohn kommen Sozialabgaben, bezahlter Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Arbeitskleidung, Werkzeug, ein Fahrzeug und der Verwaltungsaufwand fuer Abrechnung und Fuehrung. Faellt die Person aus, steht die Objektbetreuung still, und die Verkehrssicherungspflicht laeuft trotzdem weiter. Genau hier entstehen die Kosten, die in keinem ersten Angebot auftauchen.

Dieser Leitfaden rechnet beide Wege ehrlich gegeneinander: Was kostet ein eigener Hausmeister wirklich, was kostet ein beauftragter Service, fuer wen sich welcher Weg lohnt und welche fuenf Denkfehler bei der Entscheidung am meisten Geld kosten. Einen dieser Fehler uebersehen selbst erfahrene Verwaltungen fast immer, dazu spaeter mehr.

Was kostet ein eigener Hausmeister wirklich? Der ehrliche Vollkostenvergleich

Wer die beiden Wege vergleicht, muss Vollkosten gegen Vollkosten stellen, nicht Stundenlohn gegen Rechnungsbetrag. Beginnen wir bewusst mit dem teureren Weg, damit der Massstab stimmt.

Die Festanstellung: Bruttolohn ist nur der Anfang

Ein angestellter Hausmeister kostet weit mehr als seinen Lohn. Auf den Bruttolohn zahlt der Arbeitgeber rund 21 Prozent Sozialabgaben, die gesamten Lohnnebenkosten liegen 2026 typischerweise bei 21 bis 25 Prozent des Bruttolohns (Quelle: gesetzliche Beitragssaetze zur Sozialversicherung, 2026). Bei einem Bruttolohn von 3.000 Euro im Monat sind das rund 630 Euro allein an Arbeitgeberanteilen.

Dazu kommt, was nicht auf dem Gehaltszettel steht: rund 30 bezahlte Urlaubstage im Jahr, an denen keine Leistung erbracht wird, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall bis zu sechs Wochen, Arbeitskleidung, Werkzeug und Maschinen, oft ein Fahrzeug, dazu Berufsgenossenschaft und Umlagen. Realistisch liegen die Vollkosten eines Vollzeit-Hausmeisters bei 45.000 bis 55.000 Euro im Jahr, bevor die erste Schraube gedreht ist.

Ein haeufig unterschaetzter Posten ist die Fuehrung selbst. Personalgespraeche, Urlaubsplanung, Vertretungsorganisation und Lohnabrechnung binden Zeit in der Verwaltung, die nirgends als Kostenstelle auftaucht, aber real bezahlt wird.

Der Minijob als Zwischenweg und seine enge Grenze

Fuer kleine Objekte klingt der Minijob attraktiv. Seit Januar 2026 duerfen Minijobber bis zu 603 Euro im Monat verdienen, das entspricht bei einem Mindestlohn von 13,90 Euro rund 43 Arbeitsstunden pro Monat (Quelle: Deutsche Rentenversicherung / Minijob-Zentrale, 2026). Fuer die laufende Kontrolle eines einzelnen kleinen Objekts kann das reichen.

Die Grenze wird schnell zum Problem: Fallen im Winter Streudienst, eine Reparatur und die uebliche Reinigung zusammen, ist das Stundenbudget aufgebraucht, und die Verkehrssicherungspflicht bleibt trotzdem beim Eigentuemer. Ein Minijob deckt Grundpflege ab, aber keine Spitzen und keinen Ausfall.

Der beauftragte Hausmeisterservice: eine Zahl, keine Nebenkosten

Beim beauftragten Service zahlen Sie eine vereinbarte Pauschale oder einen Wartungsvertrag, und alle Nebenposten sind darin enthalten. Keine Sozialabgaben, kein Urlaubsrisiko, keine Lohnfortzahlung, keine Geraeteinvestition, keine Personalfuehrung. Faellt eine Kraft aus, sorgt der Dienstleister fuer Vertretung, nicht Sie.

Der Stundensatz eines Services liegt hoeher als der Nettolohn eines Angestellten, das ist der Punkt, an dem viele Rechnungen falsch abbiegen. Verglichen werden muss aber der Servicesatz mit den Vollkosten der Anstellung. In dieser ehrlichen Rechnung ist der Service bei Teilzeitbedarf fast immer die guenstigere und ruhigere Loesung. Was genau in einen solchen Vertrag gehoert, zeigt der Beitrag zum Leistungsverzeichnis im Wartungsvertrag.

Hausmeister anstellen oder beauftragen: fuer wen sich welcher Weg lohnt

Die richtige Antwort haengt an drei Groessen: dem Betreuungsaufwand pro Woche, der Zahl und Verteilung der Objekte und der Frage, wie viel Personalverantwortung Sie tragen wollen. Entlang dieser drei Achsen laesst sich die Entscheidung sauber treffen.

Wann sich ein eigener Hausmeister rechnet

Ein eigener Hausmeister rechnet sich vor allem dann, wenn an einem einzigen Standort dauerhaft hoher Bedarf besteht. Als Faustregel gilt: ab etwa 30 Wochenstunden Betreuungsaufwand an einem Objekt oder einer eng beieinander liegenden Wohnanlage kann die Festanstellung wirtschaftlich werden.

Typische Faelle sind grosse Wohnanlagen mit mehreren hundert Einheiten, Quartiere in einer Hand oder Gewerbeobjekte mit taeglichem Betrieb. Hier zahlt sich die staendige Praesenz aus, die Fixkosten verteilen sich auf viel Flaeche, und die Auslastung ist verlaesslich hoch. Wer eine solche Einheit betreut, sollte die Anstellung ernsthaft pruefen und den Ausfall ueber eine Vertretungsregelung absichern.

Wann der Hausmeisterservice die klar bessere Wahl ist

Fuer die grosse Mehrheit der Vermieter, WEG und Hausverwaltungen ist der beauftragte Service die bessere Wahl. Das gilt immer dann, wenn der Bedarf unter einer vollen Stelle liegt, wenn mehrere kleinere Objekte verteilt betreut werden muessen oder wenn der Aufwand saisonal schwankt.

Ein Service skaliert mit dem Bedarf: Im Winter mehr Streudienst, im Sommer mehr Gruenpflege, ohne dass Sie im Sommer eine Vollzeitkraft fuer den Winter bezahlen. Bei verteilten Objekten entfaellt zudem die Leerlaufzeit der Fahrten zwischen den Einheiten, die bei einem Angestellten voll zu Buche schlaegt. Wie die Zusammenarbeit mit Verwaltungen konkret aufgesetzt wird, zeigt der Beitrag zum Hausmeisterservice fuer Hausverwaltungen.

Der entscheidende Vorteil ist die Delegierbarkeit. Sie kaufen ein Ergebnis, keine Anwesenheit. Fuer eine WEG bedeutet das, dass die Eigentuemerversammlung ueber eine planbare Pauschale entscheidet, statt ueber Arbeitsvertraege, Kuendigungsschutz und Lohnfragen debattieren zu muessen.

Die versteckten Kosten der Festanstellung, die keiner einplant

Der Vollkostenvergleich zeigt die Zahlen. Die eigentliche Falle liegt aber im Risiko, das sich nicht in der Jahresrechnung zeigt, bis es eintritt.

Das groesste Risiko ist der Ausfall. Erkrankt Ihr Hausmeister im Januar fuer drei Wochen, laeuft die Lohnfortzahlung weiter, aber der Schnee bleibt liegen. Die Verkehrssicherungspflicht endet nicht mit der Krankmeldung: Kommt eine Person auf ungestreutem Weg zu Schaden, haftet der Eigentuemer, nicht der kranke Mitarbeiter. Wer intern keine Vertretung hat, muss sie kurzfristig teuer zukaufen, also am Ende doch einen Service beauftragen.

Hinzu kommt die Bindung. Ein Arbeitsvertrag ist keine Bestellung, die man storniert. Passt die Leistung nicht, greifen Kuendigungsfristen und Kuendigungsschutz. Ein Servicevertrag laesst sich zum vereinbarten Termin beenden, wenn die Qualitaet nicht stimmt. Diese Flexibilitaet ist bei einer Fehlbesetzung bares Geld wert.

Fuenf Fehler bei der Entscheidung, die Verwalter am meisten Geld kosten

Fehler Nummer eins: Stundenlohn statt Vollkosten vergleichen. Wer den Nettolohn eines Angestellten gegen den Rechnungssatz eines Services stellt, vergleicht zwei voellig verschiedene Groessen und entscheidet sich systematisch falsch. Richtig ist nur der Vergleich Vollkosten gegen Pauschale.

Fehler Nummer zwei: den Ausfall nicht einplanen. Urlaub und Krankheit sind keine Ausnahme, sondern Sicherheit. Wer keine Vertretung organisiert hat, zahlt im Ernstfall doppelt und traegt trotzdem das Haftungsrisiko.

Fehler Nummer drei: die eigene Verwaltungszeit als kostenlos verbuchen. Personalfuehrung, Lohnabrechnung und Urlaubsplanung binden Arbeitszeit, die real Geld kostet. Bei einem Service faellt dieser Aufwand vollstaendig weg.

Fehler Nummer vier: nur auf den Preis schauen und die Delegierbarkeit ignorieren. Der eigentliche Wert eines Services liegt darin, dass ein Anruf genuegt und ein fester Ansprechpartner sich um alles Weitere kuemmert. Diese Entlastung ist bei verteilten Objekten oft mehr wert als die reine Kostendifferenz.

Fehler Nummer fuenf, und diesen uebersehen selbst erfahrene Verwaltungen: kein sauberes Leistungsverzeichnis. Ob angestellt oder beauftragt, ohne schriftlich fixierte Aufgaben mit Turnus und Zustaendigkeit entsteht Streit und Nacharbeit. Genau hier liegt die versprochene Aufloesung des Anfangs: Die guenstigste Loesung nuetzt nichts, wenn unklar bleibt, wer was wann erledigt.

Mein ehrlicher Rat aus der Praxis: Wenn Ihr Betreuungsbedarf unter einer vollen Stelle liegt oder sich auf mehrere Objekte verteilt, sparen Sie mit einem beauftragten Service in aller Regel Geld und Nerven. Ein kurzes Gespraech, in dem wir Ihren tatsaechlichen Aufwand durchgehen, bringt mehr Klarheit als jede Beispielrechnung.

Haeufige Fragen zu Hausmeister anstellen oder beauftragen

Ab wann lohnt sich ein eigener Hausmeister?

Ein eigener Hausmeister lohnt sich meist erst ab rund 30 Wochenstunden Betreuungsaufwand an einem Standort. Erst dann verteilen sich die Vollkosten aus Bruttolohn, rund 21 Prozent Sozialabgaben, Urlaub, Krankheit und Geraeten auf genug Auslastung. Bei geringerem oder verteiltem Bedarf ist ein beauftragter Service in der Regel guenstiger.

Was kostet ein angestellter Hausmeister im Jahr wirklich?

Realistisch liegen die Vollkosten eines Vollzeit-Hausmeisters bei 45.000 bis 55.000 Euro im Jahr. Zum Bruttolohn kommen rund 21 bis 25 Prozent Lohnnebenkosten, dazu bezahlter Urlaub, Lohnfortzahlung im Krankheitsfall, Arbeitskleidung, Werkzeug, oft ein Fahrzeug sowie der Aufwand fuer Fuehrung und Lohnabrechnung.

Ist ein Hausmeister im Minijob sinnvoll?

Ein Minijob kann fuer ein einzelnes kleines Objekt reichen. Seit 2026 sind bis zu 603 Euro im Monat moeglich, das entspricht rund 43 Arbeitsstunden. Fuer Bedarfsspitzen wie Winterdienst plus Reparatur plus Reinigung reicht das Stundenbudget jedoch oft nicht, und der Ausfall bleibt ungedeckt.

Wer haftet, wenn der eigene Hausmeister krank ist?

Die Verkehrssicherungspflicht bleibt beim Eigentuemer, unabhaengig davon, ob der Hausmeister krank ist. Bleibt etwa der Winterdienst wegen Krankheit aus und verletzt sich jemand, haftet der Eigentuemer. Ein beauftragter Service stellt im Ausfall selbst eine Vertretung, sodass die Pflicht durchgehend erfuellt wird.

Sind Hausmeisterkosten umlagefaehig auf die Mieter?

Laufende Hausmeisterkosten sind grundsaetzlich als Betriebskosten umlagefaehig, Reparatur- und Verwaltungsanteile jedoch nicht. Die genaue Abgrenzung haengt vom Vertrag und vom Einzelfall ab. Verbindlich klaert das ein Steuerberater oder Fachanwalt. Ein sauber getrenntes Leistungsverzeichnis erleichtert die korrekte Umlage erheblich.

Kann ein Service mehrere verteilte Objekte betreuen?

Ja, und genau darin liegt sein Vorteil gegenueber der Festanstellung. Ein Service betreut mehrere Objekte ueber einen Vertrag und einen Ansprechpartner, ohne dass Sie Fahrten, Leerlauf und Vertretung selbst organisieren. Fuer Vermieter und Hausverwaltungen mit verteiltem Bestand ist das der planbarste Weg.